收信人称呼不可用职务名称，如局长，处长等，这和中国习惯不一样，除Mr. Mrs. Miss之外，之可用学衔，学术职称，勋爵；但也有例外，如参议员可以用Sen.(Senator)，船长 Captain.

　　(1)已婚的用 Mrs. Madam, 贵族也可用Lady。必须注意的是必须用她丈夫的姓（不论丈夫已故是否，只要未离婚）不可用她自己的姓，这和中国习惯不同，否则将是非常失礼且认为是带侮辱性的。

　　如果信是由他人转交的，就要写转交人的姓名和地址，如由 F.Johnson 先生转交给 J.E.Henry的信在收信人姓名下写上c/o F. Johnson

　　如是私人信件，秘书或办公室人员不能代拆，在信封左下角写上Personal

　　如是航空，快件，挂号，有邮局相应标签者，这些标签贴在左下1/4 区域内，如没标签，就在此位置分别写上Airmail; Express Delivery, Registered

　　从某种意义上说，美语是在英语基础上分离出来的一个支系，英语和美语两种语言的主体部分（语法、词汇、读音、拼写等）是相同的，但是美语在其发展过程中受其独特的历史、文化、民族、地域等各种因素的影响，形成了自己的特点，与英语显著不同，主要差异表现在词汇、读音、拼写及说话的气质等方面。美式英语在发展过程中，日益表现出较英式英语简化的显著特点，主要表现在以下三个方面。

　　美语的许多单词比英语单词要简单。近年来，美语越来越趋向简化，充分体现了美国人生活和工作高效快捷的现代化特性。这些较为简化的词大多源于英语，大量词汇在英语里仍然保持原貌，而美语中的这些单词就逐渐变得简单起来，删除了单词拼写中不发音的某些字母，从而使用起来较为方便。主要归纳为以下三种情况：

　　总的来说，美语与英语遵循同样的语法，但有细微的差别，而这些差别又大都显现出美语的简化，主要体现在以下四个方面：

　　4.有一些动词的过去式和过去分词的形式，在英式英语中是不规则变化的，比如dream—dreamt；spoil—spoilt；quit—quit；shine—shone，而在美语中，则是若为规则动词，只要直接加“ed”就行，这实际上简化了变化规则。

　　一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常有生气、有活力，格式也较为简便，这主要表现在两个方面：

　　商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印。传统的书信格式是每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式（Indented style），英国常沿用此格式。左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式（Block style），美国常用这种格式；垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，减少了记忆和打印段首空格的麻烦，在极度重视工作效率的美国公司，已普遍采用。

　　正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址，或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式或称美国式，将各行并列；缩进式或称英国式，将各行依次退缩。不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。[1]

　　美式英语日趋简化的特点，一方面与美国人快节奏、高效率的生活状态的特点有关，另一方面与美国人崇尚自由、做事随心所欲的特点有关。了解这一特点，对我们学习英语很有帮助。

　　英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处，英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。 如下：

　　公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。

　　称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。在商业信函或其他正式书信中，用冒号。

　　在非正式书信中，称呼后用逗号。(注意：尽量避免使用To Whom It May Concern 或Dear Sir or Madam,因为这种称呼已经过时，并且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名，或使用Dear Human Resources Manager，Dear Friends这样的称呼。在给律师或外交领事写信时，可以使用Esquire或Esq.这样的头衔，但它们不应出现在称呼中。同样，如果收信人的姓名后面有Jr.或Sr.如George Bush,Jr.也不能把它们包含在称呼中。)

　　电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。

　　正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。

　　修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。

　　齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格，但段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。

　　结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。

　　指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。

　　英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

　　在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

　　是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。

　　(1)、写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。

　　位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)

　　正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。

　　但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

　　在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。

　　低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友的信，就不必再打了。

　　一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。

　　1.专业词汇：外贸英语信函中对专业词汇的翻译务必精确、符合经贸专业要求。外贸英语中的价格术语意义固定：有的是单独的词，inquiry(询盘)和offer(报盘）;有的是则是由几个词构成，todrawonsomebody(向某方开出汇票)。这些专业词汇的翻译稍微有差错就会给企业造成负面的影响甚至巨大的损失，如曾有则报道说，某译者错将“不锈钢”译为“炭素钢”，这两字之差就给企业造成近20万元损失。

　　2.歧义词：英语中常常会出现一个词汇有多重意义，而这几个意义恰好又是对立的。因此在外贸英语信函的书写或翻译中，应避免使用歧义词。面对这类词汇应及时发现，并立刻和对方取得联系，以便及时纠正，以免使缔约双方发生分歧，为日后贸易带来后患。如inaweek可指在withinaweek（一周内），又可以指afteraweek(在一周后），这就必须要与对方商榷，及时换上表义明确的词。

　　3.英美词汇差异：外贸英语信函的翻译还应注意英美词义的差异：在英式英语和美式英语中，同一个词可能有不同的含义。在这方面的典型例子即是单位的差异，如billion在美式英语中意思为“十亿”，而在英式英语中，则代表“万亿”。因此，在翻译中一定要注意英式英语和美式英语使用场合。

　　4.缩略语：缩略术语在外贸英语信函中也很常见，其意思对外贸交易极其重要。这里仅介绍几种常见的缩略术语的翻译法。

　　(2)用汉语的缩略语译如：UFO飞碟；UNESCO联合国教科文组织；V.F视频；XL特大。

　　(5)外来语译法与以上方法差不多，以意译为多。如：EP(单方面)—exparte(拉丁语)；E/R(在途中)－enroute(法语)。

　　5.套用格式化语言或句型对应翻译法：以签署文件、合同等为目的的外贸英语信函，多套用已有格式。在翻译的时候，应用相应的中文格式，用程式化语言翻译即可。它的特点主要表现在一些套用、固定搭配及句式结构的应用中。译者可相应地采取“套用句型对应方法”来翻译。在此类商业信函中，对方一般也会采取正规书面语，风格繁冗。尤其是为了增加严肃、正式的意味，他们常常会选用带法律、语言保守倾向的古体词。常见的有以”here;there;where”为词根的词，如:herein;hereof;herewith;hereby;thereby;therefore;whereas;whereby等。翻译的时候不一定要字字对应，可以在其他地方以词汇手段予以补偿，用相对比较古雅的词汇将原文的文体风格反映出来即可。6.整体格式差异：整体格式差异主要体现在英文与中文信函中。众所周知，英文日期常写于右上方，而中文日期常写于右下方。英文称呼使用复数Sirs/Gentlemen,而在中文中，则体现为统称形式的整体单数。虽然，按照国际贸易惯例，外贸电函英译汉时，可保留英文外贸函电的格式，也可套用中文外贸函电的格式。但是，根据惯例，建议使用中文格式，以取得整体美感。

　　除用于正式交易的外贸英语信函外，为达成贸易双方的友谊，商家会特别注意礼貌，因此会大量写作交流情感类信函。对这一类信函，译者翻译的时候，应注意选取适合的词，使用翻译具有“信、雅、达”的美感。并且提醒注意的一点是，商人毕竟是商人，他首先考虑的是商品、质量及相关问题与条件，而非客套与人称，汉译时，应突出重点信息，精简繁枝冗叶，以达到强化重点的目的。

　　针对外贸英语信函所带有的书面语体的语言结构特点，译者在翻译时，应该选择相应的书面语。在中文外贸信函中，使用的是介于文言文与口语之间的半文言文体与之相对应。如Sincerelyyours汉译为“谨上”即可。而针对港台地区保留大量古语的特点，译者在翻译时，还应该把开头的“先生”之类词婉译为“敬启者”。在传统英语贸易辞令中，大量套语，更应该恰当增减。如：Wearepleasedto…；Wehavepleasurein…；Weacknowledgewiththanks…这些套语，产生了诸如Wearelookingforwardwithinteresttoyourreply.等句式，这里若直译为“我们带着极大的兴趣盼望您的答复。”显然，这种翻译拖沓而且生硬，只要稍微套用一下格式，采取婉译方式，译为“盼复”，则简洁明了。类似的情况还有：Yourpromptreplywouldbegreatlyappreciated。（直译为“贵方的快速回复将使我们不胜感激”;婉译为“即复为谢”）

　　事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外，有的事务书信还有下列项目：投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

　　信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。

　　如临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。

　　事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。有两种写法：英式为19（th）April，1995；美式April19，1995。英式写法日在先，月在后，而美式则相反。如全部使用数字表示日期，容易引起误解，应避免使用。

　　信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处。

　　收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出于礼貌和准确性，切勿擅自更改。

　　（Mister）冠于男子姓氏前。Messrs.（Messiears）是英语Mr.的复数，相当于Gentlemen，不含人名而冠以定冠词the的公司名称，均不用Messrs.在英国，如公司行号含人名时，多用Messrs.。例如：eKane＆Co.，Ltd；Mrs.为已婚女子，则在后面写其夫姓，Mrs.Judd；Miss为未婚女子，其复数为Misses；Dr.（Doctor）冠于博士姓名前；Rev（Reverend）用于神职人员姓名前，可加定冠词the。另外还有市长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用Hon.，总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof.

　　信内地址写法，英美格式差别较大。美式写法：门牌号前没有No.字样，后面也没有逗点。而英式写法则相反。如：

　　事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼：Sirs。公司行号等商业书信多用Dearsirs，英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用Gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，Gentleman和DearGentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数Sir，而要在Sir前面加上Dear，即DearSir。

　　正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，顶端书写（不像中文信要空两格）；段落之间空双行。正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短一些。正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐，右边则尽可能整齐。

　　签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般事务书信，常在结尾语下面空五行处签名，然后将发信人的姓名用打字形式打出，也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下：:

　　签名者代表公司、行号名义时，应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称，然后再签署。

　　女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（miss）或（mrs）。

　　当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by、for或perpro字样。

　　注意事项（Attention，缩写：Attn），这是发信人要求特定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。通常放在信内“姓名及地址”下面，或与称谓同一行之右边。

　　事由（Subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。

　　备查，为明确责任，便于日后查考，在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多，发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。

　　历年来,在高职单招升学考试的英语试卷中,总有一种题型让学生头疼,即要求考生在30分钟左右的时间内,完成100个词左右的书面表达。它是一种控制性写作(controlling writing),属于主观性命题,这实质上是一个要求考生运用所学的语言知识进行再创造的过程。目的是考查考生的英语综合应用能力。该命题类型主要以记叙文和应用文为主。应用文通常只涉及日常生活中简单的书信、便条、日记、通知和个人履历等。在题目中往往给出所写材料的目的、对象、时间、地点、情节等要素,要求考生在判断文章所用的体裁和格式后,正确使用人称和时态来规范写作。

　　由于高职升学辅导班的学生英语基础较薄弱,对于书面表达的训练,一定要循序渐进、有的放矢。

　　要使学生积累到足够量的语言知识,首先要保证语言信息的输入量,同时要注意信息输入的科学性,并加以巩固。

　　词汇是书面表达的基础。词汇贫乏、用词单调是高职升学班学生普遍存在的写作弱点。要让学生学会地道的英语书面表达,复习时就得从词汇入手,抓好学生的基本功,扩大学生的词汇量。记忆词汇的方法有多种。

　　①背诵记忆法。这是最传统但也是最有效的记忆方法之一。不过,一定要记住“词不离句,句不离篇”的原则。这样,才不至于死记硬背。

　　当然,记忆单词、短语的方法多种多样,还有联想记忆法、情景记忆法等。只要复习中做个有心人,就能过好词汇关。

　　如果说单词是书面表达这座“房”的“砖”,那么句子便是“墙”。句子的表达要力求做到言简意赅,条理性强,整篇文章才能自然流畅,浑然一体。

　　①训练写有完整结构和完整意义的句子。在复习中,要重视学生对五种基本句型的掌握,即,主语+谓语(一般是不及物动词),主语+连系动词+表语,主语+谓语+宾语,主语+谓语+宾语+补足语,主语+谓语+间接宾语+直接宾语。这五种基本句型的掌握是训练学生写完整句子的基础。

　　②要重视让学生学会用固定搭配、习惯用语及一些常用句型进行造句,用听写、翻译、缺词填空、句型转换等进行组句训练。因为得心应手地遣词造句,对于表达文章的思想内容和风格特点具有重要的作用。

　　③语言的学习离不开模仿。因此教师平时要注意收集和背诵优美、经典的句子和具有代表性的优秀范文,让学生有一定量的语言知识积累。惟有匍匐在经典句子及范文的脚下,耳听口诵,才能厚积薄发。

　　良好的思维习惯的培养要贯穿于英语书面表达的全过程。它一方面靠大量的信息输入,多看、多背;另一方面要通过大量写句、写段、写篇章的练习。而知识积累的目的在于应用。有了一定量的知识积累后,要将知识转化为能力就必须通过实践。在平时教学中,教师要经常训练学生做一句多译和句型转换的练习,以此训练学生多向思维和灵活运用语言的能力。这样,不但能巩固学生对句型结构的掌握,而且能丰富其词汇量。

　　英语书面表达要得到一定的提高,教师可根据以下步骤来训练学生的书面表达的技巧。

　　认真审题,明确题意,判断所要应用的体裁,即确定是记叙文还是应用文;是写信、通知、便条还是个人履历,然后注意正确的格式。

　　(3)对于通知,要先分清口头通知,还是书面通知。内容要包括日期和时间、地点、活动方案、要求。

　　(4)便条包括请假条、留言条、转告电话等。内容要求有称呼、具体时间(日期、星期几、上下午或几点钟)、正文、署名等。其内容简短,格式简单。

　　罗列要点,组织语言。逐个地、完整地把内容要点、所需词、词组、句型一一列出,并按一定的顺序安排好,这样,既避免遗漏要点,又防止随意发挥。

　　用连词成句的办法将所列要点扩展成句,再连句成段,连段成文。此时要注意时态的选择和前后呼应。如:第三人称单数作主语时,要注意在一般现在时、现在完成时中谓语的变化;或不定式、动名词、从句作主语时,谓语的形式等。

　　还要掌握不同文体使用不同时态,如:记叙文大多使用一般过去时,书信常用一般现在时,通知常用一般将来时等。

　　尽量使英语句子表达得清楚准确,使文章具有统一性和连贯性,使之趋于完美。这一过程也有些小窍门。如:避免重复使用同一单词或词组;不要一味地用主、谓、宾、状的顺序,也可将状语提到句首;利用一些熟悉的过渡词,如:but,so,at last,on the other hand等。

　　假定你是李华,是福州第一中学(邮编350001)高二学生。现由你写一封信邀请Professor Wang给学校的学生作一次关于英语学习的讲座。Professor Wang的地址是:杭州大学英语系(邮编310028)。(字数:80个词左右)

　　1.定出其为应用文中的书信体裁。因此,书信六要素,缺一不可。同时要注意书信格式。

　　由于高职单招辅导班的学生英语基础的局限性,所以训练学生写作时要善于避生就熟,尽量用自己熟悉的、有把握的词语和句型。如:尽量用简单句和并列句,少用复合句;多用主动语态,少用被动语态;多用陈述句,少用强调句、倒装句;用熟悉的替换没把握的。当然,在自身有把握的前提下也可用结构丰富的表达以增强文章的生动性。

　　总之,要顺利完成高职升学考试的书面表达,就要采取有计划、有步骤、科学合理的训练方法,加上考前的强化练习,才能让考生在考场上写出语言规范、行文流畅的书面表达。

　　[2]司建国,赵继政.中国高职学生英语学习策略调查[J].国外外语教学,2005,(1):23-27.